ВозвратНДС собирает реестр по входящим счетам квартала. Ниже — из чего клетка делается и в каких бытовых случаях она пустеет. Это не памятка ставок. Ставки держит статья 164 в действующей редакции, и вычет от выбора «удобного процента» не появляется.
Откуда берётся право
Право на вычет даёт статья 171. Типовой случай — налог, предъявленный продавцом товаров, работ или услуг, которые вы используете в операциях, облагаемых НДС. Рядом живут другие основания той же статьи: налог, уплаченный при ввозе, налог с аванса при условиях, которые статья прямо называет, налог, ранее исчисленный с предоплаты, после отгрузки. Каждое основание своё. Нельзя взять абзац про импорт и приложить его к обычной аренде.
Порядок заявления — статья 172. Для обычной покупки нужны счёт-фактура и принятие к учёту. Где кодекс требует подтвердить уплату налога, без уплаты права нет. Где кодекс связывает вычет с фактом принятия, оплата сама по себе книгу не открывает: товар, который ещё не ваш в учёте, в вычет не ставится, даже если деньги ушли.
Статья 173 потом вычитает принятое из начисленного. Пока строка не прошла 171 и 172, в формулу её подставлять рано. Иначе «меньше к уплате» держится на арифметике файла, а не на норме.
Счёт-фактура, без которого строка не живёт
Статья 169 перечисляет, что в счёте-фактуре должно быть. На практике строка падает не из-за красивого бланка, а из-за разрыва между бумагой и сделкой.
Наименование продавца и покупателя не совпадает с договором и с тем, кто принял товар. ИНН уехал на одну цифру, и сопоставление счетов в инспекции не склеивает пару. Стоимость, ставка и сумма налога не бьются между собой: налог посчитан от другой базы, чем цена в накладной. Грузоотправитель и адрес в документе описывают другую поставку. Подписи нет там, где статья её требует, или стоит лицо, которое счёт выставлять не должно было.
Не каждая описка убивает вычет. Кодекс и сложившееся чтение статьи 169 отделяют реквизиты, без которых нельзя идентифицировать продавца, покупателя, товар, стоимость и налог, от шероховатостей, которые сделку не делают другой. На реестре это решают по конкретному документу, а не фразой «ошибка есть, значит снимаем» или «ошибка мелкая, значит оставляем». Если идентификацию документ ещё держит, отметка может быть «принять» с пометкой, что исправление желательно. Если не держит — «отложить», пока не будет исправленного счёта, либо «снять», если исправлять нечего, потому что поставки в таком виде не было.
Корректировочный счёт-фактура — отдельный документ статьи 169, а не пометка на полях старого. Он нужен, когда меняются цена или количество, которые уже были заявлены. Уменьшение поставки тянет восстановление или уменьшение вычета. Увеличение — новый кусок права, если остальные клетки закрыты. Подменять корректировку исправлением и наоборот — способ получить две строки на одну поставку.
Универсальный передаточный документ закрывает клетку счёта только тогда, когда в нём есть реквизиты счёта-фактуры. Сам факт, что бухгалтер называет файл «УПД», статью 169 не заменяет.
Принятие к учёту
Статья 172 смотрит не на намерение купить, а на принятие. Для товара это приход, который вы готовы показать: накладная, акт о приёмке, отражение на счёте учёта. Для работ и услуг — акт или иной документ, по которому работы приняты. Для длящегося договора аренды — период, за который услуга потреблена, а не «договор на год вперёд целиком», если счета выставляются помесячно.
Три частых пустых клетки.
Счёт пришёл в марте, товар приняли в апреле. Вычет марта пустой. Вычет апреля живой, если остальные клетки закрыты. Поставить март «чтобы закрыть квартал красиво» — поставить раньше права.
Акт подписан с разногласиями по объёму. Принят только согласованный кусок. Вычет со всего счёта шире, чем принятие. Реестр режет строку до согласованного, а не ждёт, пока инспектор режет её сам.
Оборудование требует монтажа. В зависимости от того, как вы его принимаете к учёту, момент права сдвигается. Здесь не угадывают «с даты счёта». Смотрят, когда объект отражён так, как вы сами учитываете приобретение. Если учётная политика и первичка спорят, строку откладывают, пока спор не снят. Две даты в реестре не ставят.
Оплата и принятие путают специально. По многим покупкам вычет не ждёт оплаты поставщику: ждёт счёта и учёта. По авансу покупателя логика обратная и сидит в специальных пунктах статей 171 и 172: там как раз нужна оплата и счёт на предоплату. Перенести правило аванса на обычную поставку — заявить лишнее. Перенести правило обычной поставки на аванс — заявить без основания. Пара этих правил разобрана на странице авансов.
Для какой операции покупка
Статья 171 связывает вычет с использованием в облагаемой деятельности. Статья 170 говорит, когда налог, наоборот, включают в стоимость и к вычету не берут, и когда ранее принятый налог восстанавливают.
Освобождённые операции статьи 149. Покупка, которая целиком уходит в такую операцию, в книгу покупок не ставится. Покупка, которая кормит и облагаемую, и освобождённую деятельность, делится. Пропорцию и право не вести раздельный учёт в узком случае держит статья 170 в действующей редакции. Порог, при котором этот узкий случай наступает, на сайте не публикуем: его читают в норме на ваш квартал. Пока пропорция не посчитана, смешанную пачку не маркируют «принять» целиком.
Операции, которые не являются объектом. Входной налог по ним тоже не уменьшает платёж по общему правилу статьи 170. Бухгалтерская привычка «раз налог в счёте, значит в книгу» как раз отсюда и сыпется.
Общехозяйственные расходы при смешанной деятельности. Их нельзя молча отдать облагаемой части, потому что так платёж меньше. Нельзя и молча убить, потому что «с раздельностью не хочется возиться». Реестр либо получает пропорцию, либо отметку «отложить» на эти строки.
Восстановление. Кроме аванса, статья 170 восстанавливает налог при переходе на спецрежим, при передаче в уставный капитал, при дальнейшем использовании в необлагаемых операциях и в других случаях, которые пункт прямо перечисляет. Пропущенное восстановление — это не забытая оптимизация. Это вычет, который уже не ваш, но всё ещё висит в старой книге. На проверке квартала его видно по связке с новым использованием покупки.
Ввоз и иные основания, которые не путают с поставщиком
Ввозной налог принимают к вычету по своему основанию статьи 171, документами, которые статья 172 для ввоза называет. Таможенная декларация и подтверждение уплаты не заменяются счётом российского посредника, если посредник этот налог вам отдельной строкой не предъявлял как продавец. И наоборот: счёт иностранного поставщика без уплаты налога на ввозе не становится вычетом «по аналогии».
Комиссионер и агент. Вычет возможен у того лица и в тот момент, которые кодекс связывает с конкретной схемой посредничества. Переставить счёт комитента в книгу комиссионера, потому что файл оказался у него, — типичная пустая клетка «операция». Реестр в таких строках начинается с вопроса, кто в договоре покупатель и кто имеет право на вычет, а не с вопроса, у кого документ лежит в папке.
Налог, уплаченный налоговым агентом, принимается в порядке, который для агентских случаев задают статьи 171 и 173. Это не «ещё один входящий счёт». Если вы удержали налог как агент и хотите вычет, в реестре отдельная связка: обязанность агента исполнена, основание вычета есть, квартал совпадает с нормой. Без первой части связки вторая не ставится.
Квартал заявления
Статья 172 отводит срок, в течение которого вычет можно заявить после того, как право возникло. Число лет и дней на этой странице не фиксируем: на дату вашего счёта читают действующую норму. Практический смысл для реестра такой.
Живую строку не обязательно пихать в первый же квартал, если документы доехали позже, но уложить её нужно в срок статьи. Просроченное право не реанимируют уточнёнкой «для красоты». Уточнёнка по статье 81 уместна, когда в сданном квартале есть ошибка: лишняя строка или пропущенная живая, если срок ещё не вышел.
Одну поставку не ставят дважды: в квартале счёта и в квартале оплаты, в книге головной организации и в книге филиала, по исправленному счёту и по исходному вместе. Двойная строка — первая кандидатура на отметку «снять», даже если каждая бумажка по отдельности выглядит прилично.
Откладывать всё «на потом», пока срок не начал гореть, тоже цена. Компания, которая копит живые счета и заявляет их пачкой в квартале с большим начислением, формально может быть в своём праве. Она же плохо выглядит, если пачка собрана из счетов без принятия. Реестр различает эти две пачки. Первую можно нести в нужный квартал. Вторую — нет.
Что инспектор снимает чаще, чем кажется по слухам
Снимают не процент от книги и не «самые крупные пять строк наугад». Снимают то, что не сходится с нормой, когда декларацию сопоставляют со счетами контрагентов и с вашими же документами по запросу статьи 88.
Счёт не отражён у продавца. Это сигнал, его называют разрывом. Сигнал не равен автоматическому отказу. Если ваша поставка была, принятие есть, реквизиты идентифицируют сделку, строка может остаться вашей. Если поставки не было, сигнал только подтверждает пустую клетку. Как отличать одно от другого, не подменяя поставщика — на странице контрагента.
Товар не ваш. Оприходовали на бумаге, на складе партии нет, в производство она не уходила, перепродажа не следует. Статья 172 здесь не спорит с красивым сканом.
Покупка для необлагаемой деятельности целиком сидит в книге. Статья 170 просит восстановить или не принимать. Инспектору достаточно карты операций, чтобы увидеть перекос.
Авансовый вычет пережил отгрузку. Пара документов сама показывает, что восстановление пропущено.
Исправленный счёт выставили после того, как оба квартала закрыты, а в книгах живут и старая, и новая сумма. К вычету оставляют одну историю поставки.
Во всех этих случаях доначисление — это возврат строки в налог к уплате. Плюс последствия, которые кодекс связывает с неуплатой, если строка уже прожила в сданной декларации. Состав последствий читают на дату, проценты на сайте не выписываем. Общая карта отказа — риски вычета.
Как реестр выглядит на конкретной пачке
Возьмём квартал оптовой компании без имён и без сумм. В пачке шесть типов строк.
Аренда склада, счёт каждый месяц, помещение принято, деятельность облагаемая. Четыре клетки закрыты. Отметка «принять» по каждому месяцу отдельно, не одной строкой «за квартал от руки».
Партия товара, счёт в этом квартале, приход в следующем. «Отложить». В текущую книгу не ставить.
Партия, которую приняли, но в счёте ставка не сходится с договором и с накладной. «Отложить» до исправленного счёта. Если поставщик исправлять отказывается и база не идентифицируется — «снять», налог к уплате не трогать этой строкой.
Услуги, которые относятся к освобождённой части прайса. «Снять» из книги, включить в стоимость по статье 170, если норма это требует.
Аванс подрядчику на ремонт, счёт на предоплату есть, акт ещё нет, договор предоплату предусматривает. Вычет с аванса возможен в рамках статьи 171, с последующим восстановлением. Отметка не «принять навсегда», а «принять аванс и поставить напоминание на восстановление». Забыть напоминание — будущая пустая клетка.
Счёт прошлого года, который не заявляли, срок статьи 172 ещё идёт, принятие было. «Принять» в текущем квартале, если политика и норма это позволяют. Не смешивать с новой поставкой того же контрагента в одну строку «сальдо».
Шесть типов — шесть отметок. Итог книги после реестра может стать меньше исходной выгрузки. Это нормальный результат, если исходная выгрузка содержала апрельский товар в марте. Итог может стать больше, если живые счета лежали в папке «потом». Оба итога — оптимизация учётом, пока каждая новая строка с отметкой «принять».
Чем вычет не является
Вычет не является возмещением. Даже идеальная книга может оставлять налог к уплате, если начисление больше. Возмещение обсуждают только при обратном перекосе и только отдельным порядком. Условия — когда возврат реален.
Вычет не чинится пояснением, если документа нет. Пояснение пересказывает клетку, оно её не заполняет. На камеральной при заявленном возврате это видно особенно быстро: запрашивают первичку, а не пересказ. Что именно запрашивают — камеральная при возмещении.
Вычет не заменяется сменой режима в середине квартала и не появляется от формулировки «мы хотим платить меньше». Если входного налога нет, реестр короткий: принимать нечего. Тогда меньший платёж живёт в начислении и в том, какая операция у вас облагается, а не в книге покупок. Начисление и ставка — не центр этой страницы. Центр — не поставить в вычет то, чего статья не даёт, и не забыть то, что даёт.
Что сделать до сдачи
Сверьте книгу покупок со списком счетов, а не только итог с оборотом по счёту учёта. Итог может сойтись, а внутри сидеть двойная строка и пропуск.
По крупным строкам проставьте четыре клетки сами, хотя бы карандашом. Спорные отнесите в «отложить», не в «принять, разберёмся после сдачи». После сдачи разбор становится уточнёнкой или ответом на требование.
Проверьте восстановление по авансам и по покупкам, которые ушли в необлагаемое. Пропущенное восстановление — скрытый лишний вычет.
Не дублируйте прошлый квартал. Выгрузка «на всякий случай все непринятые» без проверки срока статьи 172 — способ заявить мёртвое вместе с живым.
Если после этого вычеты всё ещё больше начисления и внутри компании уже говорят о возврате, сначала отделите отметки. Разница к возмещению считается только по «принять». Порядок проверки этого слоя — как проходит проверка вычетов. Запись на разбор конкретной книги — проверить вычет.
Кто собирает реестр и почему на сайте нет имени специалиста — практика. Вопросы, которые обычно задают до отправки файлов, собраны в ответах про вычет и возврат. Связка вычета с тем, как вообще уменьшают платёж учётом, — оптимизация НДС.